RÉINVENTER LA RÉUNION

Depuis 15 ans, nous évoluons dans les organisations en accompagnant les décideurs de PME, de collectivités, d’associations, de grandes entreprises, et nous faisons un constat partagé par tous nos clients : les réunions doivent évoluer, se transformer.

Il y a les réunions internes ; les réunions de service ; les réunions de direction ; il y a les réunions en mode projet ; les réunions de travail ; il y a les réunions où on invite des partenaires extérieurs ; il y a des réunions de créativité ; des réunions de transmission d’informations ; il y a les réunions imprévues ; les grandes messes annuelles ; il y a des réunions rituels inscrite au planning ; la réunion systématisée du lundi matin, …

Forts de ces constats, nous avons décidé de travailler et de mener une étude pour trouver des solutions et faire des propositions pour réinventer les réunions, leur apporter davantage d’efficacité, permettre de mieux travailler ensemble.

Nous n’en disconvenons pas, se réunir est indispensable. A l’heure où le collaboratif, la transversalité, l’horizontalité, le mode projet… sont devenus légions : il est indispensable de pouvoir se réunir. Mais se réunir n’implique peut-être pas de garder le modèle de la réunion du XXème siècle.

Dans le monde anglo-saxon, on parle de réunions inversées, de réunions flash, de réunions debout, de réunions décisions.

Ces témoignages qui nous interrogent :

« Les réunions ne servent à rien » ;

« On y perd son temps, on ne sait pas toujours ce qu’on l’on va y faire »

« Il y a trop de réunions » ;

« Il doit y avoir d’autres façons de faire pour transmettre des informations que de devoir se réunir » ;

« On passe près de 3 jours en réunions par semaine » ;

« Les réunions sont souvent basées sur des PowerPoint où on écoute les gens faire défiler des slides sans pouvoir véritablement échanger, débattre, envisager des solutions, on est juste là pour écouter, on nous demande si on a des questions mais les timings sont si serrés après avoir entendu le PowerPoint que nous préférons passer rapidement au sujet suivant pour éviter de perdre trop de temps » ;

« Tout le monde est invité aux réunions alors que parfois on est concerné que par 10% des sujets abordés ».

« Nous avons des « temps de réunions », durant lesquels nous ne savons pas véritablement ce qu’on va y faire mais il est inscrit au planning, telle une preuve que nous travaillons ».

L’émergence du design, et plus précisément du design thinking, nous amène de nouvelles méthodes, de nouveaux outils pour penser le collaboratif, pour repenser l’usage que l’on fait de chaque service, de chaque objet, de l’organisation dans sa globalité. Le design devient un outil de la transformation du management.

En premier lieu, nous proposons de réfléchir à la manière dont le design peut révolutionner ou réinventer le modèle de la réunion.

Réinventer la réunion c’est réinventer la façon d’envisager, de préparer, d’animer, de rendre compte de ce qu’il s’est passé pendant un temps donné, 1h / 2h. Mais c’est aussi repenser la périodicité, se re-questionner sur l’utilité ou la légitimité de se réunir pour atteindre l’ objectif fixé. N’y a t-il pas d’autres scénarios possibles pour travailler ensemble et atteindre les objectifs communs ?

En second lieu, nous proposerons des solutions de révision globale, de transformation globale, du système de management, par le design.

MIXTE, C'EST AUSSI UN COWORKING

Situé à deux pas de la gare TGV d’Arras, en plein centre ville, MIXTE COWORKING propose des espaces de coworking partagés, des salles de réunion et des bureaux privatifs, dans un immeuble historique, marqué par le mouvement de l’Art Nouveau.